Sua equipe confere a mesma reserva mais de uma vez? Reservas, pagamentos e disponibilidade em sistemas separados aumentam as tarefas manuais e disputam o tempo da equipe com o atendimento ao hóspede.
Retrabalho na recepção: quanto tempo seu hotel perde conferindo a mesma informação?
Uma reserva chega por uma agência online. A recepção consulta os dados, confere a disponibilidade e registra as informações. Depois, precisa verificar o pagamento em outro lugar. Na troca de turno, uma mensagem no grupo explica o que ficou pendente.
Quando essa sequência se repete, parte do expediente é consumida por tarefas de conferência e atualização. Para o hoteleiro, o desafio é manter a operação organizada sem sobrecarregar a equipe ou comprometer o atendimento.
Cinco minutos por reserva podem representar 50 horas de trabalho no mês
O retrabalho nem sempre aparece como um grande problema. Muitas vezes, surge em pequenas atividades: copiar dados, consultar uma cobrança ou corrigir uma informação que não foi atualizada.
Considere um exemplo ilustrativo, e não uma média do setor: uma propriedade que recebe 20 reservas por dia e utiliza cinco minutos adicionais por reserva em tarefas repetidas acumula 100 minutos diários. Em 30 dias, são 50 horas de trabalho.
Esse cálculo não representa uma economia garantida com tecnologia. Ele mostra por que vale medir quanto tempo a equipe dedica a repetir registros e buscar informações. Ao observar essas tarefas, o gestor consegue identificar quais processos precisam ser simplificados primeiro.
A demora na operação pode chegar à experiência do hóspede
Quando a equipe precisa alternar entre sistemas e procurar informações, o atendimento pode ficar mais lento. Uma dúvida sobre pagamento ou uma alteração de datas passa a exigir conferências antes de ser resolvida.
Em pesquisa internacional realizada pela Oracle Hospitality e pela Skift em 2022, 34% dos viajantes apontaram a falta de funcionários e a consequente lentidão no serviço como o principal fator que os desestimularia a reservar novamente um hotel. O levantamento ouviu 5.266 consumidores e 633 executivos hoteleiros em nove países, incluindo o Brasil.
O dado trata de falta de pessoal e lentidão, não mede diretamente o retrabalho. Ainda assim, reforça a importância de organizar a operação para que o tempo disponível da equipe seja bem utilizado.
Reservas, disponibilidade e cobranças precisam acompanhar a mesma operação
Um dos pontos de atenção é a distribuição. Quando uma reserva entra, a disponibilidade precisa acompanhar essa movimentação nos canais de venda.
Atualizações manuais em cada canal aumentam o volume de tarefas e podem gerar divergências. O Channel Manager ajuda a sincronizar tarifas e disponibilidade, enquanto o PMS centraliza a gestão das reservas e das acomodações.
O mesmo raciocínio vale para as cobranças. Quando o pagamento está conectado à reserva, a equipe pode acompanhar seu status com mais clareza, reduzindo a necessidade de procurar registros separados. A integração também facilita a troca de turno: quem assume o atendimento encontra as informações registradas e consegue dar continuidade às pendências.
Antes de automatizar, descubra onde a equipe repete tarefas
A tecnologia precisa responder aos problemas da propriedade. Na mesma pesquisa de 2022, 65% dos hoteleiros indicaram a incorporação de novas tecnologias para os funcionários como estratégia para enfrentar a escassez de mão de obra e atrair talentos.
Para transformar essa intenção em uma melhoria prática, o gestor pode acompanhar a rotina durante uma semana e registrar:
- Quais dados são digitados em mais de um lugar.
- Quantas atualizações são feitas manualmente nos canais.
- Quanto tempo leva para confirmar pagamentos.
- Quais dúvidas reaparecem na troca de turno.
Essas informações ajudam a priorizar ferramentas e estabelecer uma rotina de registros compartilhada pela equipe.
Como a HQBeds ajuda a reduzir etapas manuais
A HQBeds reúne soluções para conectar gestão, vendas e distribuição hoteleira. Com o PMS, a equipe acompanha reservas e acomodações em uma plataforma centralizada. O Channel Manager sincroniza tarifas e disponibilidade nos canais de venda, e o Motor de Reservas permite receber reservas diretamente pelo site da propriedade.
Pagamentos integrados, check-in online e emissão de notas fiscais com o HQNotas complementam essa organização, conforme o plano e as soluções contratadas.
Ao conectar processos, a propriedade cria condições para reduzir registros repetidos, melhorar a continuidade entre turnos e oferecer à equipe mais clareza para trabalhar.
Sua equipe enfrenta esses desafios? Agende uma demonstração com um consultor e fale sobre as necessidades da sua operação.
Créditos: HQBeds, em parceria com o HotéisRIO e a ABIH-RJ
